运用eHR 摆脱人事事务管理困局

阳光普照

　　从广义上讲，凡是基于企业规章制度与标准操作流程基础上的例行人事管理工作，包括人力资源规划、员工招聘、档案、合同、考勤、考核、培训、薪资、福利、调动、离职等管理内容，都可以归为人事事务管理范畴。这其中的大部分工作都是基于经验的重复劳动，琐碎烦杂，缺乏创造性，会占用HR管理人员大量的时间，但又是人力资源管理中不可回避的基本事务，因此，很多企业也将它们外包给社会上的专业服务公司或顾问人员处理。

　　人事事务管理与人力资源各职能模块是紧密联系的。转正、职位变动、职级升降等，都是以绩效管理结果作为参考依据。转正、职位变动、离职、请假等事务与薪酬管理也有直接影响。

　　对企业来说，人事事务管理主要包括以下业务：职员劳动合同管理。职员进入企业，需要根据劳动法规签订劳动合同。职员合同到期时，需要根据职员表现确定是否与职员签订或延长劳动合同。

　　入职手续办理。应聘者确定被录用，在进入公司时，需要到人力资源部门、后勤部门等办理入职登记、领取办公用品，最后到用人部门报到。在各部门环节中，要求完成本环节负责的入职手续的办理确认，通过流程的方式进行职员入职手续的办理。

　　职员转正。试用期职员，在试用期满之前，提出转正申请，经过职员上级、人力资源部门或相关环节的考核评估，对合格的职员予以转正处理。

　　职员任职变动。职员在任职期间，基于工作绩效或企业发展等因素，企业会对职员进行任职职位调动、职务或职级升降、借调等管理。

　　职员假期管理。职员在任职期间，可以根据企业的假期规定，申请各种假期。职员任职部门或人力资源部门负责对职员的假期申请进行核准审批。

　　职员离职管理。因个人或公司原因，或任职期满，职员提出辞职、离休、退休等要求，或者公司要对职员予以辞退时，企业对相关申请需要进行核准审批。

　　职员返聘。对于离职的职员，在公司与职员双方同意下，企业会进行返聘的核准审批。

　　eHR 系统是实现人事事务工作的有力工具，引入人力资源信息系统后，可以将业务审批、文档管理、数据统计等日常事务工作都移植近来，节省大量的时间。人力资源管理者们可以抽身出来，思考更多的企业人力资源规划开发的问题，实现向战略型人力资源管理的转换。

　　第一， 提升人事管理工作效率，改善员工满意度在传统的人事管理工作中，事务性工作的审批效率非常不理想。特别是出现跨地域业务审批时，纸化审批手续通常需要多天甚至上月才能审批完成，而且手续流转过程中还存在遗失、泄密等安全隐患。

　　人力资源信息系统的应用，改变了传统的纸化流转审批方式。申请人在提交业务申请后，业务审批者可以即时查看到申请，并可以马上在系统中完成审批。同时，系统审批也避免了纸化流转带来的安全隐患。审批结束后，申请人很快就可以在系统中查看到审批结果，通过提升人力资源部门的办事效率，可以大幅改善员工满意度。

　　第二， 分散管理，集中控制，增强集团总部的人力资源管控职能对跨地域、跨行业的集团型企业，常常因为地域限制或者行业壁垒，不能即时、准确的掌握下属企业的人力资源状况，为企业的人力资源统一规划管理和政策制订带来很多不便。

　　通过人力资源信息系统的应用，将各项人事事务工作移植到系统中来完成，可以消除地域或行业带来的障碍，集团总部可以即时了解下属单位或成员企业的人事审批需求做出即时反应，即时掌握全集团的人员变动状况，实现集团人力资源的总体管控职能。

　　第三， 促使企业从传统人事管理中摆脱出来，实现向战略型人力资源管理的转换传统的人事事务性工作，占据了人力资源部门大量的人员和时间，让人力资源管理者们深陷部门臃肿、管理混乱、效率低下的泥沼，苦不堪言，更不用说抽出时间来进行人力资源的规划、开发了。

　　以下以金蝶K/3HR系统为例为您进行介绍在信息系统支持下的人事管理业务新的处理方式：

      1、基于eHR 的转正事务处理员工试用期考察合格，可以提交转正申请。对信息化实现程度较高的企业，员工可以通过自助服务的方式，发起转正工作流程申请，在人力资源系统中完成流程的审批。对严格要求书面审批，但是又希望能将审批结果通过信息系统来展现的企业，可以采用书面审批与系统转正提交相结合的方式。人力资源部门可以过滤出当月的转正人员名单，在系统外完成审批后，可以将员工的转正日期、转正后的职级界定等信息录入系统，通过一步提交生效的方式，将转正审批结果在系统中体现出来。



　　2、基于eHR 的异动事务处理职员的职位变动、职务升迁、职级升降等业务，统称为职员异动。在发展速度快、组织架构变更频繁的企业，职员异动的频率更大，很多情况下，需要对一批职员进行一次性的异动操作处理。通过人力资源系统，可以快速、便捷的对异动职员进行信息批量变更后，一次性提交生效，将职员异动到对应的职位，或者职务、职级实现准确的调整。



　　3、基于eHR 的离职事务处理职员离职包括辞职、辞退两种方式。在人员流动性大的企业，经常会出现职员的批量离职情况。在人力资源系统中，可以通过批量处理的方式快速完成职员离职事务的记录。在职员离职时，公司与职员之间进行的离职面谈内容，也可以在系统中进行记录和查看。



　　4、基于eHR 的离退休事务处理职员到龄退休和因病离休等情况，统称离退休。职员的离退休手续办理完毕后，在人力资源系统中，可以过滤出离退休人员，完成离退休事务的操作处理，记录职员的离退休信息，改变职员的管理状态。



　　5、基于eHR 的职员不在职事务处理职员因病长期请假，或者停薪留职等情况下，可以将职员转为不在职人员处理，在人力资源系统中对职员进行状态的变更，实现分类管理。对不在职的人员，如果需要恢复工作，可以进行不在职转在职处理，将职员从不在职库中恢复为在职人员。



　　6、基于eHR 的借调事务处理企业中，经常会出现临时借调的情况。用人部门需要补充某个岗位的人员，完成阶段性的工作，工作完成后，仍然归还原部门管理。根据企业不同的管理要求，借调人员可能会有相应的职务、职称、职级、薪资变化。在编制管理上，一般区分为纳入调入岗位编制人员和不纳入调入岗位编制人员两种处理方法。人力资源系统中，可以实现借调调出和借调调入事务的操作和信息变化的记录。



　　7、基于eHR 的事务操作的撤消处理人事事务工作琐碎、频繁，不可避免的会造成一些误操作，特别是在职员异动、辞职、辞退这些多发性事务中，经常会出现误操作的情况。在人力资源系统中，对事务出现误操作后，可以通过专门的撤消功能撤销已发生的操作，撤销后的职员记录将恢复之前的状态和信息记录。

poi101

很多企业也将它们外包给社会上的专业服务公司或顾问人员处理

zzx926

同感，可是现在很少有这方面的资料