提高会计凭证准确率的窍门

大马士革

提高会计凭证准确率的窍门


编制会计凭证是日常账务处理的主要内容。记账凭证上的数据，是财务管理后续作业的基础。当记账凭证上记载的信息有错误时，就会发生连锁反应，后续的作业就都是白用工了。因此，保障记账凭证的准确性至关重要。　　


凭证类型
　　不同的单据会对应不同的凭证类型，录入凭证时，用户首先要做的就是选择正确的凭证类型，不能张冠李戴。在财务管理系统中，一般会要让你预先设置凭证的类型，若没有设置，则在记账系统中就无法使用。
　　注意，在系统初始化的过程中，系统会自动生成一些凭证类型，若你觉得这些凭证类型不需要的话，则可以把它的性质改为不活跃，不要删除，因为有可能在以后需要用到。　　
　　凭证编号
　　国家对记账凭证编号有严格的要求。如要按月分类连续编号。这“按月分类连续”简单的六个字，包含了很丰富的内容。如规定了其凭证编号的编码原则，要按月按类进行编码;在编码的过程中，不能漏号，也不能重复编号，更不能串号，等等。
　　利用财务管理系统进行自动编号，可以有效避免以上这些错误。
　　1.可以设置凭证的编码原则。如根据法规的要求，可以设置凭证的编码，按月(2码)、类(4码)、流水号(4码)进行编码。类别码可以根据企业业务的多少，进行具体的设置。
　　2.采用凭证编码自动编号以后，新建记账凭证时，只要选择凭证类型后，系统就会自动判断当前凭证的流水号是多少，然后在此基础上加1，作为新凭证的编码。如此，就可以避免重复编号、漏号现象的产生。同时，在单据保存时，为了万无一失，系统还会在进行一次惟一性检查，若发现凭证编号有重复时，就会提示错误，不要用户进行保存。
　　3.为了保证凭证编号的连续性，一般对于已经审核的凭证是不允许删除的。若发现凭证有错误，要么直接在原有凭证上通过凭证修改功能进行修改，要么把这张凭证作废掉，总之，是不能删除的。　　
　　日期
　　记账凭证上，一般有两个日期，一个是审核日期，另外一个是开单日期。在大多数情况下，两个日期是一致的。但是，在遇到一些补单的情况时，两者的日期就不一致了。

1.为了简化输入，日期一般系统都会截取系统的当前日期。此时要注意，系统在初始化的时候，可以让用户选择，系统单据的默认日期是根据服务器上的日期还是单机上的系统日期。一般情况下，建议按照服务器的日期来输入。因为可能有些用户会更改自己单机的系统日期。如此，各个用户的操作日期就不能统一，容易产生错误。


2.系统所关心的日期不是开单日期，而是审核日期。资金的推算等内容都是按照审核日期来定的。如一个记账凭证，其登记银行存款增加10万，其开单日期为2月24日，但是，是在2月26日审核的。若在25日查询银行存款时，是不包含2月24日的增加的10万存款;在26日以后查询时，才会反映出24日增加的存款。所以，系统所关注的是审核日期，而不是开单日期。这个用户要特别注意，跟手工作业有一定的区别。
　　3.系统在记账凭证审核时，会有一个判断的动作。如判断当前日期是不是活动的会计分期时间内。如当前的审核日期或者开单日期所在的月份，系统已经结账了，则就不能审核;若系统虽然还没有结账，用户还没有把这个会计期间打开，用户也不能审核这张单据。
　　4.为了保证日期的准确性，月结作业要准时做。因为月结作业一完成，就会自动把当月的会计期间关闭掉。如此，记账凭证就不能开已经关闭的会计期间的日期了;同理，打开会计期间时，也不要一下子把一年的会计期间全部打开，要逐月打开。
　　会计科目
　　会计科目就像一个人的名字，要对号入座。若名字叫错了，就会产生大错误。财务管理系统，在单据开立的时候，仍然会进行一些对应检查。主要会做以下判断。
　　1.存在性判断。在记账凭证上选择会计科目时，要求会计科目的名称与编码必须预先定义，系统不允许在记账凭证上直接新建会计科目。
　　2.合法性检查。合法性检查主要是指记账凭证的类型是否跟会计科目一致。如根据国家相关规定，付款凭证上的贷方科目一般只能是银行存款或者现金，不允许出现其他会计科目。若在填制会计凭证时，用户不小心选择了应收账款等等，则系统在审核时，就会提示出错信息。
　　3.最末级判断。业务比较复杂的企业，会计科目可能会分为多级。而根据相关规定，只有最末级的会计科目，才有具体的发生金额，上级的会计科目就是根据下一级的会计科目自动统计而来，不能手工修改。所以，在记账凭证上显示的会计科目，都必须是最末级的会计科目。财务管理软件在记账凭证保存时，会做此判断。
　　4.在输入会计科目编码时，为了输入的方便，系统还提供了编码提示功能。如我们某两个会计科目的编码为10020101与10020201，则我们只要输入1002时，系统就会显示，以1002开头的会计科目编码有10020101与10020201两个。当输入100201时，若系统检测100201开头的会计科目编码只有一个时，系统就会自动默认10020101会计科目。这就大大方便了会计科目的输入，提高了其准确度。
　　金额核对
　　毋庸置疑，金额是最重要的信息了。但是，金额要让财务管理系统作出自我判断，是比较困难的，因为没有核对的依据。对于金额，系统只能做出如下检查。
　　1.根据有借笔有贷、借贷必平衡的记账原则，系统会在审核时，很对借方金额跟贷方金额是否一致，若不一致的话，则系统就会提示错误，说借贷不平衡，让用户进行核对并调整相关金额。
　　2.系统会判断每一个条目的金额是否为零。财务管理系统是不允许记账凭证上的条目为零。若为零，则系统就不允许用户审核。
　　3.以上这些判断做出的时机是记账凭证审核时，为什么不选择在记账凭证保存时呢?因为有可能用户记账凭证做了一半，临时有事情，先保存凭证，等后续接着做。所以，检查的时机，一般是放在凭证审核时。
　　巧用常用凭证模板

　　其实，企业很多凭证，都是每个月都要做的。业内人士，把它叫作经常性凭证。如制造费用的分摊、累计折旧的计提。遇到这些每月都要发生的经常性业务，我们若每次都从零开始去做凭证的话，那显然工作量比较大，而且，也比较容易犯错误。
　　遇到这种情况，我们就可以预先定义凭证模板，以后发生这些业务时，我们就不需要每次都从零开始，只需要根据模板内容，复制一下就可以了。如此即方便，而且，不容易犯错。
　　在利用模板的时候，有时会需要调整金额。但是，很多用户可能会有所疏忽，认为只要把模板复制过来就完工了，看也不看，就审核了，结果，最后还得返工。所以，为了避免这种错误，最好把模板上的金额改为零，如此，没有经过金额调整的凭证，系统就不会通过审核了。
　　不过，也有例外。如那些累计折旧的凭证，可能每个月的金额都是一致的。所以，模板制作时，要填写具体的金额，如此，复制后的凭证也不需要更改金额了。

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九横六竖

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zhongqian26

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diaozhigang

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anitial

说得很详细，学习了

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谢谢楼主分享，写得好认真和详细哦

fiona0208

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rayule

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50585618

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小欧

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lishirewu

谢谢楼主。总结的很好。