用友ERP总账系统应用问题及解决技巧

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用友ＥＲＰ－Ｕ８总账系统应用问题及其解决技巧

纵观会计软件应用中出现的问题，有的与运行环境有关，有的与软件的安装配置有关，更多的是因操作不当而出现的。产生问题的原因有的只有一种可能，有的有多种可能。明确了错误原因，问题便迎刃而解。下面以用友ERP-U8.50总账系统为例，举证探讨解决相应问题的技巧。
　　问题1：执行“数据权限分配”功能，打开“权限浏览”窗口时，在“用户及角色”下没有列示应出现的操作员，以至于无法进行相应授权操作。情况分析：用友ERP-U8系统不仅提供了功能级的基本权限控制功能，还提供了数据级和金额级（记录级和字段级）数据权限的精确控制功能。数据级和金额级权限设置在功能权限分配之后才能进行。要设置数据权限，应执行总账系统“系统菜单”中的“选项”功能（总账业务控制参数设置），在“账簿”选项卡中选择“明细账查询权限控制到科目”、“凭证审核控制到操作员”。解决办法：账套主管或者系统管理员登录到“系统管理”，执行“权限”主菜单下的“权限”子菜单命令，给有关操作员赋予相应权限（属于功能级权限）；进入总账系统，在业务控制参数设置中，选择“明细账查询权限控制到科目”、“凭证审核控制到操作员”,然后进行数据权限设置的有关操作。
　　问题2：填制凭证时，屏幕上出现“日期不能超前建账日期”或“日期不能滞后系统日期”的提示。情况分析：“日期不能超前建账日期”警告的意思是，填制凭证时的业务日期跳到系统建账以前了。没有建账就处理业务，显然不符合逻辑。“日期不能滞后系统日期”警告的意思是，填制凭证时的业务日期超过了计算机系统日期（计算机主板上的CMOS时钟记录），到将来去处理业务，也不符合逻辑，会计核算遵循历史成本原则，只能对已经发生的业务进行处理，不能对未来的业务进行核算。解决办法：区别不同的情况，要么重新建账，正确设定总账启用日期；要么在填制凭证时，正确录入业务日期；要么退出总账系统，更改计算机系统日期后重新登录总账系统，再填制凭证。
　　问题3：使用应收账款、应收票据科目或应付账款、应付票据科目填制凭证时，屏幕上出现“不能使用[应收系统]的受控科目”或“不能使用[应付系统]的受控科目”的提示。情况分析：设置会计科目时，已定义为客户、供应商核算的会计科目被设置成应收系统、应付系统的受控科目。解决办法：如果该会计科目不需要由应收系统、应付系统受控，应在进行相应会计科目设置时，不指定受控系统，而设置为空，即由总账系统直接控制，那么在总账系统中填制凭证时就不会出现这种提示了。
　　问题4：不能审核凭证。情况分析：①当前操作员没有此项操作的权限。②所给筛选条件不符合实际，不存在所给定条件的凭证，找不到要审核的凭证。③在总账业务控制参数设置中设置了权限控制，如“凭证审核控制到操作员”，而后面又没有进行相关权限的分配，即当前操作员没有审核某制单人所填制凭证的权限，即使当前操作员有审核凭证的权限，也会造成无法进行审核签字工作。解决办法：对于原因①，由账套主管或系统管理员登录到系统管理系统，对该操作员赋予相应的凭证审核权限；或者由具有凭证审核权限的操作员重新注册进入总账系统，再进行相关操作。对于原因②，给出正确的筛选条件，特别要注意审核凭证的业务日期范围应与该凭证填制的日期范围一致。对于原因③，执行总账系统“系统菜单”下“设置”菜单中的“数据权限分配”功能，进入“权限浏览”窗口，选定某操作员（审核人），并将业务对象指定为用户，执行“授权”命令，在“记录权限设置”对话框中进行相关权限的分配。
　　问题5：无法查询凭证、账簿。情况分析：①当前操作员没有相应权限。例如，现金和银行存款日记账的查询，只能由具有出纳权限的操作员进行操作。总账系统“系统菜单”下的“选项”设置中，执行了“明细账查询权限控制到科目”的权限控制操作，而后面又没有进行数据权限分配，则没有科目使用权限的操作员无法查询相应的账簿。②当前操作员有查询凭证的权限，但不能查询他人填制的凭证。③给出的查询条件不正确，无法满足查询条件。比如，要查询2月份的凭证，给出的却是不存在的3月份；又比如，给出“未记账凭证”的查询条件，而所有凭证均已记账。解决办法：对于原因①，对该操作员赋予相应权限，或者更换其他具有查询凭证权限的操作员，重新登录系统进入查询凭证功能。对于原因②，账套主管进入总账业务控制参数设置功能，选择“可查询他人凭证”选项，若确实要限制当前操作员的此项查询工作，则取消查询。对于原因③，给出正确的查询条件。
　　问题6：当前操作员无法修改或删除已填制的凭证。情况分析：①进行过出纳签字、审核签字和记账的凭证，均不能被修改和删除。②要修改和删除的凭证是他人填制的，而在总账业务控制参数设置中，又规定了不允许修改、作废他人填制的凭证。解决办法：对于原因①，依次取消记账、出纳签字、审核签字等关联性的操作。对于原因②，改由原填制凭证的当事人登录系统，再执行修改和删除操作；或者由该账套的主管先在总账业务控制参数的设置中，选择“允许修改、作废他人填制的凭证”选项，再由当前操作员修改和删除凭证。
　　问题7：有审核凭证权限，但无法取消审核。情况分析：凭证已记账。解决办法：进行反记账操作以取消记账。依次单击“期末”、“对账”，在“对账”对话框中，选择所要恢复记账前状态的月份所在行，按Ctrl+H键，激活隐藏的“恢复记账前状态”功能，返回到“凭证”菜单，执行“恢复记账前状态”，按提示完成操作。此时，即可进行取消审核的操作。
　　问题8：出纳员无法查询现金日记账和银行存款日记账。情况分析：①“现金”、“银行存款”科目没有被设置成日记账。②在会计科目设置中，没有将“现金”科目指定为现金总账科目，没有将“银行存款”科目指定为银行总账科目。解决办法：对于原因①，应该取消与“现金”、“银行存款”科目有关的所有操作，让这两个科目没有余额，然后进入会计科目修改界面，将其都设置成日记账，并在会计科目设置中进行指定科目操作，将现金科目指定为现金总账科目，银行存款科目指定为银行总账科目。对于原因②，在会计科目设置中补做指定科目的操作。完成这些工作后，即可查询现金和银行存款日记账。
　　问题9：不能进入支票登记簿功能状态。情况分析：在进行会计科目设置时，没有将银行存款科目指定为银行账；在结算方式设置中，没有对“是否票据管理”选项进行勾选。解决办法：先确定银行存款科目指定为银行账，然后在结算方式设置的操作中，对需要进行票据管理的结算方式，在“是否票据管理”选项前勾选。此时就可以执行支票登记簿的操作了。
　　问题10：凭证已审核（包括出纳签字），操作员也有记账权限，的确有未记账凭证需要记账，而且记账会计期与凭证填制日期也符合，但记账时却提示“无可记账凭证”。情况分析：这是用友ERP-U88.50总账系统中一个不友好的提示信息，出现这种情况只能是上月未结账的原因造成。解决办法：由具有结账权限的操作员登录总账系统，进入结账功能，先对上月进行结账处理，然后执行本月记账工作。
　　问题11：出纳不能签字。情况分析：①因找不到要签字的凭证而无法签字。②没有出纳签字权限，造成不能签字。③没有指定科目，造成不能执行出纳签字操作，指定科目的意义在于为出纳员指定专管科目。④总账业务控制参数设置中，没有规定“出纳凭证必须由出纳签字”，不需要进行出纳签字。解决办法：对于原因①，只有收款凭证和付款凭证才需要进行出纳签字；确认要签字凭证的筛选条件是否符合实际，关键是要核实给出查找条件的会计期与要签字凭证的填制日期是否一致。对于原因②，确认操作员是否有出纳签字的权限。对于原因③，在会计科目设置中，指定现金科目为现金总账科目，指定银行存款科目为银行总账科目。对于原因④，在总账业务控制参数设置中，进行“出纳凭证必须由出纳签字”的设置。
　　问题12：月末无法生成销售成本结转凭证。情况分析：“库存商品”、“主营业务收入”以及“主营业务成本”的账簿格式未设置为数量金额式。解决办法：遇到这种情况，只能依靠手工计算销售成本，通过键盘录入记账凭证加以解决，因为从初始设置到日常账务处理，整个数量数据都缺失，已无法再对以前业务数据进行修改。
　　问题13：生成转账凭证有误。情况分析：一方面，可能是自动转账凭证的设置有误，主要是科目设置或计算公式设置存在问题；另一方面，可能因为存在相关联的未记账凭证，导致账中取数不完整。解决办法：查看自动转账定义，确认或修改自动转账设置，确保正确无误；将相关联的未记账凭证全部记账，然后再执行转账生成的操作。
　　问题14：生成汇兑损益结转凭证的金额有误。情况分析：没有在总账的初始设置中定义调整汇率。解决办法：由账套主管执行“外币及汇率”功能，输入相应的调整汇率，然后再生成汇兑损益结转凭证。
　　问题15：生成的期间损益结转凭证是错误的。情况分析：没有充分考虑到账务取数时的前后联系，账中取数不完整。解决办法：先废除错误的凭证，再正确进行后面的操作，对于前后有联系的转账业务，每生成完一张凭证，都要及时进行审核并记账，然后才能进行后面的转账凭证生成工作。
　　问题16：月末结账时，系统提示尚有未结转为零的损益类账户。情况分析：期末结账时，损益类账户余额应为零，如果还有未结转为零的账户，说明期末的损益结转工作还没有做完。解决办法：将未结转的损益类账户的余额进行相应结转（生成凭证），然后更换操作员，进行审核签字，再进行记账。最后，可进行结账工作。

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