总帐工具使用手册
总帐工具是用友公司为用户提供的一种快捷的数据复制工具。因为8.X版本的数据库采用的是ACCESS97这种关系型数据库。有些数据不能简单的用ACCESS97打开数据库后在两个表之间进行简单的数据复制工作，有时还需对多个表进行操作。为了保证数据的完整性及程序的可执行性。我公司专门开发了这个总帐工具，为广大用户提供了方便快捷的工具软件。
总帐工具的操作界面如下：
其中包含了“凭证引入”、“会计科目复制”、“外币币种复制”、“凭证类别复制”、“结算方式复制”、“地区分类复制”、“客户分类复制”、“供货商分类复制”、“客户目录复制”、“供货商目录复制”、“部门目录复制”、“个人目录复制”、“项目大类分类复制”、“项目目录复制”、“存货分类复制”、“存货目录复制”、“帐簿数据整理”、“远程数据传输”等18种功能。
该工具的部分功能是针对从原有数据往新建帐套数据库中复制数据这种情况而开发。如“会计科目复制”、“结算方式复制”、“地区分类复制”、“客户分类复制”、“供货商分类复制”、“部门目录复制”、“存货分类复制”，这几种功能对目标数据库操作复制工作时必须保证操作时目标数据库中相应数据为空，否则不能顺利的进行复制工作。
除“凭证引入”原数据为*.TXT文本文件、“帐簿数据整理”不需要源数据、“远程数据传输”源数据为进销存远程应用数据外，其他功能的源数据都为用友财务软件8.X数据库。格式为*.MDB
下面将逐一为用户介绍各个功能的操作步骤：
一、 凭证引入：
“凭证引入”主要提供不同帐套或不同财务软件之间的凭证的复制，这样可避免重复劳动。操作时源数据为*.TXT文本文件格式。
在不同帐套之间进行引入时必须为同一年度的数据。操作时需先从原始帐套中进行凭证输出。凭证输出时不管输出的凭证是否记帐、审核，在引入后都将自动改为未记帐、未审核。输出时需要注意的是输出时操作界面的状态。
在填制凭证的界面下操作时，直接点击输出按钮即可，如图：
点击输出按钮后出现如下界面：
这时只有两种选择：一为当前凭证；一为凭证范围。选择当前凭证只能输出当前显示的那一张凭证；选择凭证范围能指定输出范围，格式为1-5，7，9，13-16。无论哪种选择都只能输出未记帐凭证。
另外在查询凭证状态也可输出凭证，这种情况下可输出已记帐凭证，而且可以更精确的选择输出范围。如图：
选择需要输出的凭证范围后，点击输出按钮
这时输出界面中有所改变：
打印查询结果的选择为有效的。此时输出的数据为查询结果。当取消打印查询结果选择时，则可选择当前凭证或凭证范围。如图：
选择当前凭证只能输出当前显示的凭证，
选择凭证范围能指定输出范围，格式为1-5，7，9，13-16。此时下方有一项选择可选择是已记帐凭证还是未记帐凭证。
最后在输出时文件类型默认为*.REP格式，此时须改为*.TXT文本文件格式。
在操作凭证引入时，选择好数据源、目的数据后双击凭证引入上面的图标即可进行凭证引入。如目标数据中将引入凭证的月份已结帐，凭证将不能被引入。
注意：在总帐工具右下角有一项凭证引入时重新编号的选择。如选择，则在引入时所有凭证自动根据凭证月份、凭证类别在目标数据中现有凭证号的基础上进行顺延排号。如不选择，则数据源的凭证将根据目标数据中现有凭证号中所没有的凭证号进行引入，目标数据中现有凭证不会被覆盖。
<一>凭证引入文本文件格式说明：
1、文件首行为凭证文本文件状态及版本标识:
可引入有三种标识的凭证文本文件
(1)未引入过文本:"填制凭证"，"V800"(此为用户编写的文件，引号可有可无)
(2)输出文本:"凭证输出"，"V800"，账套号，单位名称，会计年度(此为总账系统的凭证输出文件)
(3)已引入过文本:"凭证已引入"，"V800"，"------"， 引入账套号，引入会计年度，操作员姓名，引入次数，引入时间(此为曾引入的文件)
若文件首行无上述三种标识之一， 则无法进行凭证引入。数据从第二行开始，从开始到数据结尾不允许有空行。
2、每一行为凭证的一条分录
3、.同一[制单日期+凭证类别字+业务号]为一张凭证的唯一标识, 同一张凭证的分录必须按行排列在一起;
4、每一条分录中均有凭证头及凭证体两部分信息
5、每一条分录中各字段用“,”分隔, 中间缺省字段直接用“,”表示省略, 若从某字段开始其后的字段均缺省则可省略“,”
6、数据类型：
数字型字段：直接写数值，如:1，28.65等；
文本型字段：直接写字符，也可用或不用双引号括起其内容，如：“转账凭证”或 支票结算 等；如为全部为数字则须加引号；
日期型字段：按“年-月-日”格式写，如:97-5-4,97-10-20等；
逻辑型字段：用0、1表示真假，1为True，0为False
7、每行数据字段顺序/意义/类型/长度/要求/说明:
必有部分:
序号 引入内容 数据类型 长度 要求 引入/引出对应字段 说明
1 制单日期 日期 年-月-日 dbill_date 凭证的填制日期
2 凭证类别字 文本 2 预定义 csign 指定生成凭证的类别(字)
3 业务(凭证)号 文本 30 引入:coutno_id/引出:ino_id [制单日期+凭证类别字+业务号]用于标识一张凭证
4 附单据数 数字 0-999 idoc 无时写0
5 摘要 文本 60 cdigest 摘要内容
6 科目编码 文本 15 预定义 ccode 科目编码
7 金额借方 数字 16.2 md 金额双方必须有一方<>0，另一方=0
8 金额贷方 数字 16.2 mc 金额双方必须有一方<>0，另一方=0
9 数量 数字 16.n nd_s，nc_s 若科目无数量核算则数量=0
10 外币 数字 16.2 md_f，mc_f 若科目无外币核算则外币=0
11 汇率 数字 12.n nfrat 若科目无外币核算则汇率=0
根据科目核算性质进行选择的部分:
序号 引入内容 数据类型 长度 要求 引入/引出对应字段 说明
12 制单人姓名 文本 20 cbill 若缺省则凭证引入人为制单人
13 结算方式 文本 3 预定义 csettle 若科目有银行账时可写(可不写)此项， 否则不写
14 票号 文本 10 cn_id 若科目有银行账或客户、供应商往来时可写(可不写)此项， 否则不写
15 票号发生日期 日期 年-月-日 dt_date 若科目有银行账或客户、供应商往来时可写(可不写)此项， 否则不写
16 部门编码 文本 12 预定义 cdept_id 若科目有部门核算或个人往来时必须写此项， 否则不写
17 个人编码 文本 8 预定义 cperson_id 若科目有个人往来时必须写此项， 否则不写
18 客户编码 文本 12 预定义 ccus_id 若科目有客户往来时可写(可不写)此项， 否则不写
19 供应商编码 文本 12 预定义 csup_id 若科目有供应商往来时可写(可不写)此项， 否则不写
20 业务员姓名 文本 20 cname 若科目有客户、供应商往来时可写(可不写)此项， 否则不写
21 项目编码 文本 20 预定义 citem_id 若科目有项目核算时必须写此项， 否则不写
任意填写的部分：
序号 引入内容 数据类型 长度 要求 引入/引出对应字段 说明
22 凭证文本型自定义项1 文本 10 ctext1 <此项内容可随意填写，但同一张凭证的此项内容应相同>
23 凭证文本型自定义项2 文本 10 ctext2 <此项内容可随意填写，但同一张凭证的此项内容应相同>
24 分录自由项1 (用户定义) (用户定义) 预定义 cDefine1 <若科目有此设置则此项内容可随意填写，每条分录的内容可不相同>
25 分录自由项2 (用户定义) (用户定义) 预定义 cDefine2 <若科目有此设置则此项内容可随意填写，每条分录的内容可不相同>
26 分录自由项3 (用户定义) (用户定义) 预定义 cDefine3 <若科目有此设置则此项内容可随意填写，每条分录的内容可不相同>
27 分录自由项4 (用户定义) (用户定义) 预定义 cDefine4 <若科目有此设置则此项内容可随意填写，每条分录的内容可不相同>
28 分录自由项5 (用户定义) (用户定义) 预定义 cDefine5 <若科目有此设置则此项内容可随意填写，每条分录的内容可不相同>
29 分录自由项6 (用户定义) (用户定义) 预定义 cDefine6 <若科目有此设置则此项内容可随意填写，每条分录的内容可不相同>
30 分录自由项7 (用户定义) (用户定义) 预定义 cDefine7 <若科目有此设置则此项内容可随意填写，每条分录的内容可不相同>
31 分录自由项8 (用户定义) (用户定义) 预定义 cDefine8 <若科目有此设置则此项内容可随意填写，每条分录的内容可不相同>
32 分录自由项9 (用户定义) (用户定义) 预定义 cDefine9 <若科目有此设置则此项内容可随意填写，每条分录的内容可不相同>
33 分录自由项10 (用户定义) (用户定义) 预定义 cDefine10 <若科目有此设置则此项内容可随意填写，每条分录的内容可不相同>
若引入外部(其他子系统)凭证可填写此部分信息并设置凭证修改的开关:
序号 引入内容 数据类型 长度 要求 引入/引出对应字段 说明
34 外部标识 文本 10 coutsysname 若引入外部凭证可写此系统标识
35 凭证业务类型 文本 20 coutsign 若外部凭证业务号按业务类型分别编号可有此项
36 分录单据类型 文本 10 coutbillsign 若外部凭证的单据号按类型分别编号可有此项
37 分录单据日期 日期 年-月-日 doutdate 若外部凭证有外部单据可有此项
38 分录单据号 文本 50 coutid 若外部凭证的分录有相关单据时可有此项
39 凭证是否可修改 逻辑 1/0 bvouchedit 1_可修改，0_不可修改
40 凭证分录是否可增删 逻辑 1/0 bvouchAddordele 1_可增删，0_不可增删
41 凭证合计金额是否保值 逻辑 1/0 bvouchmoneyhold 1_必须保值，0_可不保值
42 分录数值是否可修改 逻辑 1/0 bvalueedit 1_可修改，0_不可修改(金额/数量/外币)
43 分录科目是否可修改 逻辑 1/0 bcodeedit 1_可修改，0_不可修改
44 分录受控科目 文本 50 ccodecontrol 空_不控制，*_可用非受控科目，!_指定不可用系统，系统ID_指定可用系统
45 分录往来项是否可修改 逻辑 1/0 bPCSedit 1_可修改，0_不可修改(个人/客户/供应商)
46 分录部门是否可修改 逻辑 1/0 bDeptedit 1_可修改，0_不可修改
47 分录项目是否可修改 逻辑 1/0 bItemedit 1_可修改，0_不可修改
48 分录往来项是否必输 逻辑 1/0 bCusSupInput 1_必输，0_不必输(客户/供应商)
引入时由系统自动填写的部分(在总账系统中将凭证按文本格式输出时，也将此部分内容输出到文本文件中)：
序号 引入内容 引入 引出 说明
49 账套号 AccountSet.cacc_id AccountSet.cacc_id 账套号
50 核算单位 AccountSet.center_name AccountSet.center_name 核算单位名称
51 会计年度 AccountCurrent.OperateYear AccountCurrent.OperateYear 会计年度
52 会计期间 iperiod=DateToPeriod(dbill_date) Iperiod 会计期间
53 凭证类别顺序号 isignseq=由csign属性确定 Isignseq 确定凭证的显示顺序
54 凭证(业务)号 ino_id=由系统计算后生成 coutno_id 引入: 凭证号， 引出: 业务号
55 审核人 Ccheck 审核人姓名
56 记账人 Cbook 记账人姓名
57 是否记账 Ibook 1_已记账， 0_未记账
58 出纳人 Ccashier 出纳人姓名
59 行号 inid=由系统生成 Inid 凭证中分录的行号
60 外币名称 cexch_name=由ccode属性确定 cexch_name 外币名称
61 单价 iif(cexch_name=''，(mc+md)/(nd_s+nc_s)， (mc_f+md_f)/(nd_s+nc_s)) 单价
62 科目名称 由ccode属性确定 由ccode属性确定 科目名称
63 部门名称 由cdept_id属性确定 由cdept_id属性确定 部门名称
64 个人姓名 由cperson_id属性确定 由cperson_id属性确定 个人姓名
65 客户简称 由ccus_id属性确定 由ccus_id属性确定 客户简称
66 供应商简称 由csup_id属性确定 由csup_id属性确定 供应商简称
67 项目名称 由citem_id属性确定 由citem_id属性确定 项目名称
68 项目大类内部编号 citem_class=由ccode属性确定 citem_class 项目大类内部标识
69 项目大类名称 由citem_class属性确定 由citem_class属性确定 项目大类名称
70 对方科目 ccode_equal=由系统生成 ccode_equal 对方科目一级编码
71 银行账两清标志 Iflagbank 空_未达，<1-12>=自动两清标志 <13-24>=手工两清标志)
72 往来账两清标志 IflagPerson 空_未达，<1-12>=自动两清标志 <13-24>=手工两清标志)
73 银行账核销标志 Bdelete 1_已核销，0_未核销
74 外部系统名称 由coutsysname确定 由coutsysname确定 外部系统名称
75 外部凭证账套号 Coutaccset 外部凭证账套号
76 外部凭证会计年度 Ioutyear 外部凭证会计年度
77 外部凭证会计期间 Ioutperiod 外部凭证会计期间
78 外部凭证制单日期 Doutbilldate 外部凭证制单日期
79 外部凭证系统版本号 Coutsysver 外部凭证系统版本号
80 凭证标志 Iflag 空_有效凭证，1_作废凭证，2_有错凭证
81 凭证分录自动编号 i_id=自动生成 i_id 凭证分录自动编号
82 凭证唯一标识 系统生成 凭证唯一标识
8、举例：
填制凭证,V800
98-03-05,付,1,0,支付职工借款,10101,,20000.00,,,,DEMO,,,,,,,,,FQTJY,,,,,,,0,,0,,,,,,,,,0,0,0,0,0,,0,0,0,0
98-03-05,付,1,0,支付职工借款,11901,20000.00,0,0,0,0,DEMO,,000014,98-3-4, 402,016,,,,,,,,,,,0,,0,,,,,,,,,0,0,0,0,0,,0,0,0,0
98-03-01,转,1,0,报销差旅费,11901,,3000.00,0,0,0,DEMO,,,,101,001,,,,,,,,,,,0,,0,,,,,,,,,0,0,0,0,0,,0,0,0,0
98-03-01,转,1,0,报销差旅费,52103,3000.00,0,0,0,0,DEMO,,,,101,,,,,,,,,,,,0,,0,,,,,,,,,0,0,0,0,0,,0,0,0,0
98-03-05,转,2,0,无形资产摊销,171,0,20000.00,0,0,0,DEMO,,,,,,,,,,,,,,,,0,,0,,,,,,,,,0,0,0,0,0,,0,0,0,0
98-03-05,转,2,0,无形资产摊销,52120,20000.00,0,0,0,0,DEMO,,,,101,,,,,,,,,,,,0,,0,,,,,,,,,0,0,0,0,0,,0,0,0,0
<二>凭证引入文本的合法性标准：
1.制单日期: 非空, 合法的公历日期, 在指定账套、会计年度的起止日期之内, 在指定账套的启用时间之后, 日期所对应的会计月份未结账
2.凭证类别字: 非空, 已在[凭证类别设置]中定义
3.业务号: 非空, [制单日期]+[凭证类别字]+[业务号]唯一标识一张凭证
4.附单据数: 非空, 无时写0
5.摘要: 非空, 不能有 [ ", ', | ] 等字符
6.科目编码: 非空, 已在[会计科目设置]中定义, 必须为末级科目编码
7.金额借方: 非空, 若金额发生在借方则为一数字, 否则为0, 金额双方不能同时为0或不为0
8.金额贷方: 非空, 若金额发生在贷方则为一数字, 否则为0, 金额双方不能同时为0或不为0
9.数量: 非空, 若无数量则为0
10.外币: 非空, 若无外币则为0
11.汇率: 非空, 若无汇率则为0
12.制单人姓名: 可空, 空时制单人姓名为引入操作员姓名
13.结算方式: 可空, 非空时必须已在[结算方式设置]中定义
14.票号: 可空
15.票号发生日期:可空, 非空时必须为合法的公历日期
16.部门编码: 可空, 非空时编码必须在[部门目录]中定义, 若科目为部门核算, 则应为末级部门
17.个人编码: 可空, 非空时编码必须在[个人目录]中定义, 若部门非空, 则个人应在指定部门内, 若部门为空, 则自动求出个人所在部门
18.客户编码: 可空, 非空时编码必须在[客户目录]中定义
19.供应商编码: 可空, 非空时编码必须在[供应商目录]中定义
20.业务员姓名: 可空
21.项目编码: 可空, 非空时编码必须在[项目目录]中定义, 且为未结算项目
22.其他字段均可空
23.每张凭证借贷合计相等
文本文件内容将被一次性引入，引入后系统在凭证文本文件中写入已引入标识及相关信息。若数据内容通过合法性检查，则可将数据写入凭证表中；若全部凭证都为非法, 则不能继续进行凭证引入；若存在合法凭证, 则提示用户是否要继续引入或退出。若用户选择继续引入，则系统将合法的凭证引入账务系统，且在凭证文本文件中写入相关信息(生成的凭证编号等)。对非法凭证则在该文本文件的非法凭证分录中写入一错误标识及出错内容。若用户选择退出，则系统将不会引入任何凭证；也不在凭证文本文件中写入已引入标识。
例如：
凭证已引入,V800,----,999,1999,demo,6,2001-05-08,(C:\My Documents\ExpB036_6.txt)
1999-01-01,收,00001,2,职工还借款,10101,10000.00,.00,0,.00,0,demo,,,,,,,,,SQTJY,,,,,,,,,0,,,,,,,,,0,0,0,0,0,,0,0,0,0,指定的凭证号无效或重号----未引入
1999-01-01,收,00001,2,职工还借款,11901,.00,5000.00,0,.00,0,demo,,,,101,001,,,,,,,,,,,,,0,,,,,,,,,0,0,0,0,0,,0,0,0,0,指定的凭证号无效或重号----未引入
1999-01-01,收,00001,2,职工还借款,11901,.00,5000.00,0,.00,0,demo,,,,101,031,,,,,,,,,,,,,0,,,,,,,,,0,0,0,0,0,,0,0,0,0,指定的凭证号无效或重号----未引入
1999-01-03,收,00002,5,劳务费收入,1020201,100000.00,.00,0,.00,0,demo,203,Z000000001,1999-01-03,,,,,,SXS,,,,,,,,,0,,,,,,,,,0,0,0,0,0,,0,0,0,0,002,002,1999,1,1,0016,,,0,,1,,,中行人民币户,,,,,销售、劳务费,02,现金流量辅助账,511,,,,,,,1,1999-01-03,,,695,1010016
1999-01-03,收,00002,5,劳务费收入,51103,.00,100000.00,0,.00,0,demo,,,,,,,,,,,,,,,,,,0,,,,,,,,,0,0,0,0,0,,0,0,0,0,002,002,1999,1,1,0016,,,0,,2,,,其他业务经营收入,,,,,,102,,,,,,,1,1999-01-03,,,696,1010016
二、 会计科目复制、结算方式复制、地区分类复制、客户分类复制、供货商分类复制、部门目录复制、存货分类复制：
对于有分级的公共目录，如：会计科目、部门目录、存货分类等，目的账套的相应目录应为空，否则，将不能进行复制。
三、 外币币种复制、凭证类别复制、客户目录复制、供货商目录复制、个人目录复制、存货目录复制：
对于无分级的公共目录，如：个人目录、项目目录、客户目录等，将把不同的目录追加复制到目的账套中。
四、 项目大类分类复制：
双击“项目大类分类复制”上面的图标，出现如下界面：
此时可选择所需要复制的项目大类。
注意：项目大类仅复制项目大类及其项目分类，并不包含该项目大类所包含的项目档案。另：同一名称的项目大类只能复制一次。
五、 项目目录复制:
双击“项目目录复制”上面的图标，出现如下界面：
此时可选择所需要复制项目档案所属的项目大类。
注意：复制项目档案时必须保证目标数据中项目档案所属的项目大类及其项目分类与数据源中的保持一致。另：同一项目大类名称下的项目档案复制多次时只将不同的项目档案追加到目标数据中。
六、 帐簿数据整理:
本功能是为了由于修改辅助账类，导致在数据库中存在一定数量的无用数据，这些数据虽然并不影响查账、对账，但有可能影响UFO电子表工具取数的正确性。
警告：执行此功能时千万慎重，最好先做好数据备份工作再执行。
双击 “账簿数据整理”上面的图标，屏幕提示输入要整理的科目。
录入账套主管的口令，以及曾做过修改辅助账类的科目，用鼠标单击[确定]按钮，系统将自动按此科目现有的辅助核算账类对该科目的总账明细账进行处理，将凡是不符合此账类的明细账及辅助总账进行清理。
注意： 本功能不影响对账结果，即：若账簿数据本身对账平衡，执行本功能后，依然平衡；若账簿数据本身对账不平，执行本功能后，依然不平，对账不平信息仍与以前一致。
系统在进行数据整理前，会自动保存要进行清理的科目的数据。如果用户对数据整理的结果不满意，可将原数据进行恢复，方法是用Access数据库工具打开Ufdata.mdb，若整理的是101科目，则打开ZL_accass101及ZL_accvouch101两个表，将其中的数据覆盖GL_accass及GL_accvouch中的相应数据，此操作必须由专业人员进行。
七、 远程数据传输:
本功能将进销存中的远程应用其中的接收、下载功能进行集中处理。
|
|站长微信|Archiver|手机版|小黑屋|用友之家
( 蜀ICP备07505338号|
51072502110008 )
IP卡
狗仔卡
发表于 2013-11-22 18:09:23
提升卡
置顶卡
变色卡
千斤顶
显身卡
