总账结账避坑指南

Marco-1988

如何通过总账结账检查？

领域：会计服务

模块：总账

案例背景：

总账结账是月末进行完所有账务处理后对总账模块的结账；结账前会进行各项检查，如有异常项目，则不允许结账。那总账结账检查会检查哪些内容呢，检查的哪些内容是影响结账的，哪些是不影响结账；影响结账的项目是否可以进行调整，具体怎么调整；本次案例将一一解惑

案例分析：

针对如上问题，汇总总账检查内容如下：

1、操作节点 ：在【总账-期末处理-总账结账】节点进行结账检查

2、影响结账项目（异常项）：未记账凭证检查、试算平衡检查、业务系统结账状态检查、临时凭证未保存状态检查、年初是否已建帐检查；这些项目必须要处理完毕才能结账

3、不影响结账项目（警告项）：科目余额赤字检查、期末结转检查、损益类科目余额为0检查、凭证断号检查、现金流量平衡检查、汇兑损益是否已执行检查

案例解析：

一、 操作节点：【总账-期末处理-总账结账】节点进行结账检查

二、 影响结账项目处理，必须要处理完毕才能结转

1、 未记账凭证检查：

此项是检查凭证是否有进行记账哦；系统默认是自动记账的，但是有些可能根据实际情况取消了自动记账的功能

处理方案：根据检查结果在【总账-凭证-凭证查询】节点上对未记账的凭证进行手工记账

2、试算平衡检查：

此项主要是检查资产是否等于负债+所有者权益；如果试算不平衡，大多数可能是期初录入的数据不对或者上年结转后修改了数据没有重新结转导致的

处理方案：

方法一：启用第一年度，在【总账-期初数据-总账期初】上点击试算平衡，把试算的数据和您手工帐进行核对，看下哪个项目的数据不对，然后点击编辑，进行修改数据即可；

方法二：非启用年度，期初数据是上一年结转过来的期初数据，可以再点期初结转按钮，重新结转一下

3、业务系统结账状态检查：

此项是检查其他模块是否结账；如果启用了其他模块，在对应模块的月末结账节点模块进行结账，再进行总账模块的结账，才能通过此项工作检查；

处理方案：根据检查结果未结账对应的项目；比如FA固定资产未结账，则需要在【固定资产-期末处理-固定资产结账】上对固定资产进行结账处理

标准财务月结步骤可以参考如下图：

4、 临时凭证未保存状态检查：

此项主要检查业务系统做了单据，但是根据凭证模板的设置或者其他原因导致未生成正式凭证；

处理方案：在【会计服务-会计平台-重新生成凭证】节点进行查询处理过程信息，根据处理状态和处理过程信息进程处理，并生成凭证

5、 年初是否已建帐检查

此项主要是检查期初余额是否进行了期初建帐；建账以后，期初的数据就不能修改哦；

处理方案：在【总账-期初数据-总账期初】上点击期初建帐按钮

三、 不影响结账的项目

1、 科目余额赤字检查：

什么是科目余额赤字呢？是指当前科目结账时余额为负；举个例子银行存款，它是资产类的科目，余额方向是借；如果本月初余额是借5000，发生了贷方的6000的数据，那月末这个科目的余额就是-1000；那说明这个科目的余额赤字，可以通过会计科目设置为不影响总账结账项目

处理方案：

方法一：在【总账-账表查询-明细账】查询该科目的明细数据，和实际的业务进行对比，看是不是有凭证少录入或者多录入了，根据实际情况调整凭证

方法二：正常来说银行存款科目是不能有负数余额；有些单位可以入账不及时，有些业务还没有录入到系统上，想先进行结账；那在【财务公共-会计科目】上对科目进行编辑，修改一下余额赤字检查为警告，或者不检查;这样就不会影响总账结账

2、 期末结转检查：

此检查一般是在设置期末结转凭证的时候选择的结账检查策略为错误，可以通过规则凭证定义设置为不影响结账的项目

处理方案：

方法一：在【总账-期末处理-期末结转】上进行生成凭证

方法二：通过【总账-规则凭证-规则凭证定义】节点对进行此项内容进行编辑，设置检查策略为警告或者不检查，这样就不影响总账模块的结账

3、 损益类科目余额为0检查：

损益科目为0的检查，这个主要是检查损益类的科目是否在月末结转到本年利润，可以通过总账参数设置为不影响总账结账的项目

处理方案：

方法一：在【总账-期末处理-期末结转】上进行生成损益结转凭证

方法二：根据会计制度企业也可以待年底时一次性结转；如果贵公司是一年结转一次；可以在【总账-基础设置-总账参数】设置本年利润结转方法为按年账结；这个在1-11月份可以不进行损益结转；此项只是作为警告项目进行处理，不影响总账结账；12月再一次性结转

4、 凭证断号检查：

此项主要是针对断号的检查；比如之前做了1-3号凭证，中途删除了2号凭证，那系统就只有1和3号凭证了；此项只是作为一个警告项，不影响总账结账；

处理方案：

方法一：通过【总账-凭证】上的更多按钮进行空号查询；然后在新增凭证的时候使用2号凭证；

方法二：可以通过【总账-期末处理-期末结转】上的凭证号整理功能进行批量整理，但是注意的是：凭证号整理功能将会对本月的凭证全部重新编号，用于去除凭证断号和手工录入错号，此操作不可撤销，请慎重确认！

5、 现金流量平衡检查：

此项检查主要是检查现金流相关的凭证在填写的时候是否有维护现金流量项目；如果没有维护则会显示余额不平衡；可以通过总账参数设置为不影响结账的项目

处理方案：

方法一：如果贵公司没有现金流量项目录入的需求，可以在【总账-基础设置-总账参数】上将现金流量主表分析的检查环节改为不检查，这样在结账的时候他就只是显示为警告，不影响总账结账

方法二：如果贵公司有现金流量项目录入的需求，可以通过【总账-凭证-现金流量分析】节点进行手工和自动分析

6、 汇兑损益是否已执行检查：

此项主要是企业在经营过程中，由于不同外币兑换发生的差价，以及汇率变动发生的折合为记账本位币的差额，所形成的收益或损失；为方便各企业财务人员完成此项业务处理，系统提供了自动计算并生成凭证的功能；此项业务，总账结账仅作为检查项，不管是否执行均不影响总账模块的结账

处理方案：

如果贵单位有此类业务需要操作，可以通过【总账-汇兑损益】节点进行操作生成汇兑损益凭证

以上总结如下:

异常项--影响结账，必须处理；警告项：不影响结账，可以选择性处理

可从异常调整为警告项的内容有：损益科目为0检查、现金流量平衡检查、科目赤字检查、期末结转检查