年度结转说明文档

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前 言

年度结束时，我们需要建立一个新的年度账，并将上年的相关数据（如余额、档案等）结转到新的年度账中去。

本课程将就以上内容做详细讲解。。

课程主要内容

• 年度结转整体流程
• 年度结转前的准备工作
• 年度结转的具体操作方法
• 年结中可能出现的问题及解决方法
• 新年度数据的调整
• UFO 报表新年度调整
• 年结工具的使用方法

一、年度结转整体流程

年度结转整体流程分为以下四个部分：

•  准备工作：

•  各模块业务检查：对各模块进行年末结账前的业务检查，软件中对于年末结账的要求会比月末结账略有不同。

•  对除总账、工资、成本管理外各模块年（月）末结账：成本管理与总账进行月末结账时，要求工资管理系统结账，但工资管理系统必须通过结转年度账来进行 12 月月末结账。所以只能对除这三个系统以外的其他系统进行月末结账。

•  对账套数据进行备份。

•  建立新年度账：进行新年度账的建立

•  结转上年数据：

•  对各模块数据进行结转上年数据的操作。

•  结转供应链、工资管理系统等

•  进行成本管理、总账系统 12 月月末结账。

•  结转成本管理、总账系统。

•  数据调整

•  调整期初数据

•  调整科目设置

二、年度结转前的准备工作

年度结转前一般需做的准备工作有：

•  分模块的业务检查：对各模块进行业务检查，确保符合平时月末结账要求。

某些模块对于 12 月底年末结账时的特殊要求如下

•  总账系统：确定 12 月份对账正确

•  工资管理系统：工资管理系统 12 月末不需做月末处理，若进行月末处理的操作，系统会提示进行上年数据结转操作，做完结转上年数据后，工资系统自动结账。

•  固定资产系统：

•  即使在选项中设置了 “ 月末结账前不需完成制单业务 ” ，在 12 月末结账时，若有未制单的业务，系统也会提示 “ 制单业务未完成，不能进行第 12 个会计期间的月末结账 ” ，要求把所有的制单业务完成。

•  如确实不需制单，则在批量制单中把所有需制单的信息删除。否则系统不予结账。

•  成本管理系统：要求除总账、存货外的其他模块必须结账后，方可进行月末结账。则 12 月末，工资未做结转下年前，成本管理不可以做 12 月结账。

•  销售管理系统

•  在年末结账时，要所有的单据已审核

•  销售管理系统在年末结账时若有未开发票的发货单，系统会给出提示“ [ 目前尚存在未开票的发货单 ] ，是否继续进行月末结账？如果否，可以进行批量关闭。”，若确定发货单本年不再发开票，点击“是”继续。请根据实际情况选择处理。

•  库存管理系统：有未审核的单据时，不可以年末结账

•  存货核算系统：

•  若有采购暂估处理业务没有结束，系统不允许进行 12 月的期末处理

•  若有相关单据未生成凭证，系统提示 “ 尚有单据未生成凭证， 12 月结账后将不能再生成凭证！确认进行 12 月结账吗？ ”

若确认，当年未生成凭证的单据即不可再生成凭证，也不会转到下年。

•  除总账、工资、成本管理外各模块年（月）末结账

•  数据备份

您在进行年度结转工作之前，需要进行必要的数据备份工作，以确保数据的安全

数据备份分为账套备份与年度账备份

账套

在用友软件系统中，一个账套即为一个单独核算的主体

最多可创建 999 个账套

年度账

每个账套中可以存放多个年度的会计数据，即年度账

账套已使用几个年度，即拥有几个年度账

各个年度账分不同的数据库存放

•  账套备份

•  在系统管理中以系统管理员（ Admin ）注册，在 “ 账套 ” 菜单下的 “ 输出 ” 进行备份。此备份为该帐套所有年度的数据完整备份。

•  一般在建年度帐前后，及结转数据前后各自都做一次备份最佳。可避免在建年度帐时及结转年度数据时出现的一些不可逆转的错误。

•  年度账备份

•  在系统管理中以账套主管注册在要进行备份的账套，在 “ 年度账 ” 菜单下的 “ 输出 ” 进行备份。此备份为该帐套该年度的一个单独备份。

•  如帐套年度较多时，数据备份慢且占硬盘空间较大。对于日常备份可选择年度备份。

三、年度结转的具体操作方法

•  年度账建立

年度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过年度账建立，自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中。

操作步骤：

•  账套主管的身份注册，选定需要进行建立新年度账套和上年的时间，进入系统管理界面。

例如：需要建立 999 演示账套的 2006 新年度账，此时就要注册 999 账套的 2005 年度账。

•  在系统管理界面单击【年度账】 -- 【建立】菜单，进入建立年度账的功能。

•  系统弹出建立年度账的界面，它中有两个栏目 “ 账套 ” 和 “ 会计年度 ” ，都是系统默认，不能进行修改操作。

•  系统提示 “ 确认建立 [2006] 年度账吗？ ” 点击 “ 是 ” 。

•  系统提示正在传递基础数据表

•  系统提示建立年度 :[2006] 成功 ” 。

•  结转上年数据

结转上年数据是指将上年度中的所使用模块的余额及其他数据信息结转到新年度账中。

操作步骤：

•  以账套主管的身份选定账套注册登录，进入系统管理界面。

注：此时注册的年度应该是需要进行结转的年度，如需要将 2005 年的数据结转的 2006 年，则需要以 2006 年注册进入。

•  在系统管理界面单击【年度账】的下级菜单【结转上年数据】，点击相应模块结转功能进行上年数据的结转。

•  各相关模块确认后，有各相关模块的系统检查和提示，由于各模块的内容不同，所以检查和提示的内容也不尽相同。

各模块的结转相关说明

•  各模块结转可依照年结菜单，由上至下依次进行结转。

•  若同时使用合同管理模块与应收应付模块，应先结转合同管理模块。

•  因成本管理模块要求除总账、存货以外其他模块结账后，方可进行结账， 工资模块结转后，方可进行成本模块的 12 月月末结账。

•  结转完工资管理模块及成本管理模块后，进行总账模块 12 月份月末结账后方可进行总账系统的结转。

全部模块结转完毕后 , 请检查结转后的期初余额与上年期末余额的数据是否一致。

确定无误后，方可进行下一年度业务的操作，以免之后再发现错误，造成更改的复杂性。

四、年结中可能出现的问题及解决方法

年结后，若发现数据有错，建议是引入结转前的备份，调整错误重新结转。

在进行年度结转的过程中，不可随意终止年度结转任务，以免引起数据紊乱

问题一

•  问题： 总账执行结转上年数据时，系统提示 “ 为使用后的第一年，不需要执行上年结转！请将系统日期调整到所要结转的年度 ” 。

•  说明： 总账结转上年数据时，计算机的系统时间应在新年度，否则系统不允许进行操作。

•  解决： 将系统日期更改为新年度日期。

问题二

•  问题： 因某些原因，客户需要同时做新旧两个年度的业务处理，即旧年度数据不能进行结账，而新年度的业务又需要及时录入，如何解决？

•  说明： 年度结转的步骤是分为两大部分。

•  1 、年度账建立（结转档案）

•  2 、结转上年数据（结转余额）

•  解决：

•  总账系统可先进行年度账的建立 , 于新年度中进行新年度凭证数据的录入，但凭证不可记账。等旧年度数据确定结账后，再进行总账系统的结转上年数据。

•  注意：新年度的档案信息不可进行更改，否则旧年度数据无法结转过来，若更改档案信息，则新年度期初数据必须手工录入。

•  购销存系统可于旧年度中录入新年度的单据，单据日期为新年度即可，但单据不可审核，

问题三

•  问题： 进行完工资管理模块年度结转后，发现数据有错，删除年度账后再次结转，提示 “ 上年数据已经结转 ”

•  说明： 数据库已经有结账标志。

•  解决： 将 SYSTEM 数据库中的 UA_Account_sub 一表中的 bClosing 字段中的内容由 “1” 改为 “0”

五、新年度数据的调整

新年度数据的调整内容包括

•  档案信息的删除

若要删除相关档案信息，必须要求相应的余额为“ 0 ”，以及没有做任何相关的引用，否则系统不允许删除。

•  期初数据的更改

•  总账期初数据的调整

末级科目直接双击进入修改状态，进行余额修改．

辅助科目双击进入辅助明细录入界面，进行修改

•  库存期初数据的调整

直接进入库存管理系统期初结存界面中，点击修改后，进行数据修改．

•  存货期初数据的调整

直接进入存货核算系统期初余额界面中，进行数据修改，确认无误后进行记账．

•  总账系统科目的更改

•  增加下级科目

方法一

( 适用于增加的下级科目设置与上级科目相同 . 如外币 , 辅助核算等 )

•  将所有打开的模块 “ 退出产品 ”

•  在会计科目档案中直接增加下级科目

•  期初余额中调整数据。

方法二

( 适用于增加的下级科目设置与上级科目不同 )

•  将此科目的期初余额清空 .

•  在会计科目档案中直接增加下级科目

•  期初余额中调整数据。

注 : 方法一也适用于日常增加已使用科目的下级

例：原科目 3101 实收资本只有一级．本年度欲将此科目增加一级，调整为两个明细科目
310101 个人投资
310102 国家投资

( 本例以方法一说明 )

•  步骤如下

•  其他网络站点退出软件 , 并将本站点所有打开的产品模块退出。

•  直接进入会计科目档案中点击增加 , 录入明细科目 , 点击确定。系统提示需增加的科目，上级已使用，若增加下级，则下级科目与上级科目的设置相同，点击 “ 是 ” 。

•  增加界面中点击 “ 下一步 ” 。

•  系统提示，此项操作不可恢复，确定继续点 “ 是 ” 。

•  系统提示，增加成功。

•  增加完会计科目后，进入期初余额中进行余额调整。

•   ? 更改科目的辅助核算设置

•  辅助核算科目调整为非辅助核算科目

•  将原科目数据在期初辅助余额中删除

•  在会计科目档案中将辅助核算设置取消

•  在期初余额中录入科目期初数据

•  非辅助核算科目调整为辅助核算科目

•  将原科目数据在期初余额中清空

•  在会计科目档案中设置科目辅助核算项

•  在期初余额中录入期初辅助数据

六、 UFO 报表系统新年度调整

? UFO 报表中一个 UFO 报表文件中可以存放多个表页，但建议每一年度存放为一个文件，即一个文件内存放本年度的表页。

?年末时，将 UFO 报表文件进行相应调整。

操作步骤

1 ）打开 2005 年报表（如“ 2005 资产负债表”）。

2 ）单击“文件”菜单下的“另存为”，文件名改为 2006 年报表（如“ 2006 资产负债表”）。

3 ）在数据状态下，单击“编辑”菜单下的删除表页，将上年度报表表页删除，并保存。

anliyeerp

好!!!!!!!!!!!!!!!!!111

konghan

好东西啊～～谢谢斑竹的分享

bigeng

非常感谢斑竹，好东西大家共享

jackyluo

真是好东东！！！！！！！！！

thomasqin

非常感谢斑竹，好东西值得收藏

yepiaoran

好贴.收藏啦.谢谢楼主

ywf2008

谢谢!!
收益非浅!!!

lovecdw

很好的东西!!

hedong007

:lol :lol 顶

shunge1154

收益非浅。谢谢老大

wangjinghai

好东东啊! xiexie!

郭红

这个资料对我太有用了，谢谢楼主

kanaidy

正为年转发愁 这下有9拉 谢谢斑竹

cqdzx

写得好就是没办法，先找点分再说！