离散性企业ERP实施能力研究与分析<下>

19901201

六、实施ERP流程分析
　　(一)、基础数据分析
　　ERP系统基础数据分为静态数据和动态数据。静态数据包括货品、客户、供应商、生产厂家等基础数据以及相对变动较少的价格体系基础数据;动态数据包括内部帐和往来帐：存货帐、应收帐、预付帐、应付帐、预收帐、保管帐、业务帐等。由于这些数据是动态变动的，所以期初的基础数据需要在系统切换时录入，然后再纳入基础数据管理方案。基础数据是ERP系统中最常用、最基本的数据，它对系统的正常运行起着决定性的因素。因此对基础数据的管理操作必须非常严格。基础数据管理员在进行增、删、改等操作时，必须填写申请表格，经过有关部门许可后方可进行相关操作。
　　1、产品基础数据：产品基础数据包括总公司所有经营的商品，是ERP系统使用的主要数据之一，也是ERP系统最重要的基础数据。增加新的产品，必须填写《首次经营商品审批表》，经质量管理部部门批准后方可在系统中进行增加操作。货品的停用，必须由有关部门同意后，方可在系统中进行停用操作。1)采购人员在购进新商品时，发现有新货品时手工填写《首次经营货品申请表》。经计划采购部负责人、质量管理部主管人员审批签字批准后交信息中心基础数据管理员。由数据管理员根据《首次经营货品申请表》的内容在ERP系统里录入数据。2)使用ERP系统过程中，任何人员发现货品信息出现变动或需要修改货品基础信息时，需填写《商品信息变更申请表》。经质量管理部主管人员批准后交给信息中心基础数据管理员。由基础数据管理员根据《商品信息变更申请表》的内容在ERP系统里修改数据。
　　2、所使用的表单：《首次经营商品审批表》、《货品信息修改申请表》。作用：新增商品信息或修改商品信息时，录入ERP系统的依据主要数据项：编号、分类编码、商品名称、规格、产地、进口/合资/国产、批准文号/注册证号、质量标准、GMP、储存条件、效期、代理、代理部门、国家定价/地方定价/自行定价、批发价、零售价等。票据流：由相关人员提出申请(填写申请表)，报主管人员批准后交数据管理员，由数据管理员录入计算机。
　　3、数据编码：货品卡片涉及到成本、销售、毛利、应收帐、应付帐等核算管理;涉及到企业对业务部门、业务员的考核管理。因此需要保持完整性、准确性和连续性。所有货品编码全部参照集团总部统一制定的原则编制。
　　4、供应商数据：供应商包括国外、国内的生产厂家、商业企业等，供应商同商品一样贯穿整个业务流程。无论是销售、财务，还是仓库等，都需要对供应商进行管理考核。因此，供应商基础数据的管理水平直接反映出企业对负债和权益的管理状况，因此需要建立一整套严格的供应商基础数据的管理制度来约束与供应商相关的各个业务流程。1)采购业务员在新供应商处购进商品后，填写《首营企业审批表》，经采购部负责人、质量管理部主管人员审批签字批准后交基础数据管理员。由基础数据管理员根据《首营企业审批表》的内容在ERP系统里录入数据。2)使用ERP系统过程中，采购部人员发现供应商信息出现变动或需要修改，需填写《供应商信息变更申请表》，并经采购部负责人、质量管理部主管人员审批签字批准后交给基础数据管理员。由基础数据管理员根据《供应商信息变更申请表》的内容在ERP系统里修改数据。
　　5、所使用的表单《首营企业审批表》、《供应商信息修改申请表》作用：新增供应商信息或修改供应商基础信息时，录入ERP系统的依据。主要数据项：编号、供应商名称、集团内外、境外/合资/国产、性质等信息。票据流：由相关人员提出申请(填写申请表)，报主管人员批准后交基础数据管理员，由基础数据管理员录入计算机。
　　(二)、采购计划与进货合同
　　1、采购人员依据库存下限报警自动生成的采购计划，或根据库存动态表及紧急要货等情况人工统计采购计划，提出采购申请。公司代理品种和重点销售品种由公司采购部负责购进。进货计划、合同由其代理部门制定，但要通过公司采购部的审核并进行备案。采购员根据采购计划联系货源，同供应商签订进货合同。采购员将进货合同交给部门负责人进行审核，审核通过后交给进货合同管理员，由合同管理员将合同录入ERP系统。采购部业务员经审批确定新建立合作关系的供应商---索取相关文件资料质管部确立数据文件是否完备，如不全要求补充完备，完备则数据可以进入系统。作为供应商的基础数据。
　　2、岗位职责：1)采购员职责：根据库存上下限报警自动生成的采购计划，结合上年同期销售情况、本期期初库存、本期购进、本期销售、当前库存、本期未执行合同和资金情况等数据提出采购申请或修改采购计划。计划采购的品种，联系供应商。建立、修改、维护供应商资料档案;确保资料的准确无误;采购部业务员经审批确定新建立合作关系供应商-----索取相关的文件资料，根据提供的采购申请，积极寻找、组织货源;合理安排进货，与供应商签订进货合同并将合同及时送交合同管理员;修改库存报警的库存下限;向进货合同管理员送交审核后的进货合同。2)采购负责人职责：负责组织讨论采购计划的可行性;及时了解采购计划的执行情况，解决采购计划执行过程中的问题;审核采购合同。3)进货合同管理员职责：合同管理员依据采购员送达的审核后的进货合同，进行内容审查，条款是否完整等，发现问题及时联系采购员进行修正。如有异议，向采购负责人汇报。将合同内容录入计算机，并将原始合同妥善保管备查。合同管理员应在合同执行期内，经常性检查合同履行情况。如合同内容未执行完却又终止时，及时沟通领导查明未执行合同的原因。将合同统一编号、装订成册，存档备查。及时了解合同完成和执行情况。4)质管部管理员职责：确立数据、文件是否完备，完备则输入系统。不完备则要求数据补充完整后再输入系统。 3、表单票据说明：1)原始票据：业务合同是用于记录与供应商的责、权、利关系。数据项包括时间、签定地点、品名、规格、单位、数量、单价(含税)、总金额、包装、备注、合同甲乙双方的基本信息。方案：在ERP系统中以电子形式保存(原始采购记录)。2)系统单据：进货计划是记录计划采购明细。方案：由库存下限报警自动生成。3)进货合同：是采购员与供应商签订的货品购销合同，合同管理员将其录入ERP系统，作为进货的依据。它以两种形式存在，一种是原始书面资料，一种是ERP系统的内部计算机单据。 　　(三)、销售作业流程
　　1、 销售流程说明：销售人员根据客户的要货计划或电话登记要货情况，要提供书面的《要货计划单》并经部门经理审核的单据给客户服务部的销售开票员进行开票。在填写时要确定下列信息：
　　 销售模式、结算方式、客户要货的品种、规格、产地、数量、价格或扣率、发货方式和运输地点。确定客户的名称和业务员。如果是新客户或发生客户情况的变更应该先按照客户管理流程办理相应的审批手续。销售业务员必须在《要货计划单》标明本笔销售业务现金和月结销售。开票员在接到销售业务员的《要货计划单》后，按照规定的时间进行销售开票。对于超出信用额度过或可销库存不够的要货计划及时与销售业务员沟通，并根据沟通情况在系统中继续开票或作废记录。
　　 目前对信誉额度实行松散管理，在开票时开票员检查信誉额度，如果超出时系统出现提示，在确定后仍可以继续开票。但是系统对在每周开票过程中出现报警的客户提供统计，供操作员实时查询。对于部门代理品种，在销售开票时，将对其对应的部门、客户、业务员进行检查，如检查未获通过，将不能对此品种进行开票。开票员应及时与《要货计划单》进行核对后按照产品先进先出、近效先出的原则开票再保存确定销售清单并打印。销售结算员根据销售清单上的销售模式项“现金/月结销售”方式，月结销售使用签发物流指令，并在销售清单盖现金/月结销售专用财务章。
　　2、岗位职责：1)销售人员职责：根据客户的要货情况提供准备的《要货计划单》;对于客户、商品、价格等与系统存在差异的情况及时转入相关的审批流程，进行核对无误，并通过及所在业务部门经理审批后将《要货计划单》转给开票员;及时将确认后的销售及时进行结算;2)销售开票员职责：根据经业务部门经理审批后要货计划在系统中进行销售开票;打印销售清单，并进行核对;删除错误销售单;3)销售结算员职责：销售结算员依据销售清单在清单上加盖财务专用章，在ERP系统中签发物流指令准许库房配货。每天工作结束后，及时将相关单据传达给相关部门和相关人员。
　　3、表单：1)《要货计划单》(手工填写)。表单联次：共两联第一联联业务留存、第二联转开票。表单用途：登记客户的要货情况并把信息传递给开票员。主要数据项目：订货客户、日期、商品名称、规格、数量、单位、单价、金额、送货备注、发票类型、销售方式、结算方式等。2)《销售清单》。表单联次：共五联分别为：存根联、部门财务联、公司财务联、质量担保联、随货同行联。表单用途：发货清单是商业销售时的内部流转单据;销售结算员在仓库联盖发货章并进行分单;存根联留存备查，部门财务联、公司财务联转给财务记帐，随货同行联通过业务员转给仓库作复核出库用，质量担保联在加盖质量章后作为质量担保书用。主要数据项目：购货方、日期、货号、商品名称、规格、单位、数量、单价、金额、批发价、零售价、扣率、产地、批准文号、批号、效期、备注。3)《销售发票》。表单联次：共四联分别为：存根联、部门财务联、公司财务联、客户发票联、客户计税联。流转方式：发票打印4联，存根联自留，部门财务联做回款勾对，公司财务一联作结算用，客户一联作发票，一联作计税用。主要数据项目：购货方、日期、货号、商品名称、规格、单位、数量、单价、金额、批发价、零售价、扣率、产地、批准文号、批号、效期、备注。
　　ERP是建立在先进的理念与管理模式上，具有行业中最具普遍性的标准流程控制，公司应用了ERP最具特征的、主要的管理方法，有效地集成企业主要资源和需求信息，能为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的实用管理平台。其整个系统实现了对物流、资金流、信息流的集成管理，实现了从计划到订单到采购、从采购到销售、从业务到财务、从产品到客户的一体化管理。这是一个复杂的管理过程，公司经过详尽的需求规划和流程分析优化后的“实用型ERP”却用一种集成的、多功能的、新颖统一的模式来实现这些复杂的管理，这些都是对ERP管理软件的突破。
　　七、流程标准化阶段分析
　　实现流程的标准化作业，是ERP流程管理的最高境界，也是，我们根企业共同追求的目标。流程标准化的重要性，相信不用我来说，大家也都深有体会。现在我们要解决的问题是，如何来实现流程的标准化，哪些因素在阻碍着流程的标准化作业。
　　首先、在企业管理中，意外事件频发。标准作业流程至所以在企业中得不到推广，最大的障碍就是企业管理中，时常会出现意外事件。如在生产中，突然发现断料或者发现原材料不良;销售订单突然客户通知变更数量或者包装方式;财务突然资金告急推出供应商付款等等。我在实施项目过程中，用户老是意外事故太多，无法一一按照流程来处理。其实不完全是如此。因为意外事故第一次发生是意外事故，第二次发生就不是意外事故了。所以，即使我们在流程管理中，遇到了意外事件，我们也要针对这意外事件想出预防措施及应对的流程，如此，下次再发生类似的事件时，我们就可以按标准流程来处理了。最怕的就是，发生意外事件后，企业没有总结，那么企业永远不会有标准流程来应付这意外事件了;下次遇到这种事件时，企业用户照样会上忙脚乱。
所以，企业在日常管理过程中，发现么某个作业没有标准作业规范，则要及时制定出来。长久下去，流程制作细了，涉及范围广了，那企业的任何作业都会有对应的标准作业规范，企业就实现了标准作业化管理了。 　　其次、组织结构的调整。组织结构的调整，涉及到审批权限的调整，所以，必然会引起流程的走向。比如：1)负责项目的高层突然离职，以及涉及到次人的审批权限调整为更高层的领导与财务总监审批;2)项目人员岗位调整，3)销售部门分裂，变为了业务部与物流部两个部门，业务部归总经理管，物流部归厂长管等。这样的组织结构变动，对于实施ERP的标准作业影响很大。因为部门的调整，直接影响到了流程的走向和各个单据有谁审核的问题。为了达到说写做一致，企业流程操作跟标准作业规范一致，每次调整，都必须要加班，才能调整相关的作业规范，调整审核权限的分配，然后再把相关的作业规范发给各个员工。可见，组织结构的调整，对标准作业的影响非常大。
　　ERP作为最重要的企业信息化手段，其采用已经成为一种不可逆转的趋势。企业所面临的不是采用与不采用ERP的问题，而是如何成功采用ERP的问题。本项研究表明，ERP的应用尽管使企业运作绩效改善程度高于没有采用ERP的企业，但这种差距并不具有显著性，当应用ERP的改善项目配合以相应的企业基础管理再造活动后，对企业运作绩效的解释程度显著提高。因此，企业内部基础管理的再造活动是实施ERP的成功关键因素。
　　就目前企业的运营模式、管理水平而言，现实中很少有不进行再造就适合ERP运作要求的企业。ERP的实施经常要求企业极大地改变原有业务运作方式及其计划、组织模式。因此，在ERP实施前，至少应在ERP实施中，要进行相应的企业管理再造。ERP实施前的基础管理再造，不仅优化了业务流程，优化了企业内部的组织与管理，同时，也导入了创新与变革的氛围，为ERP的实施提供了思想上和业务上的准备。许多企业实践已经证明，不进行管理再造的ERP，会使ERP的优势因落后的管理和业务流程而打折扣，甚至于失败——投入大量的资金，却得不到ERP相应的效益。因此，企业管理再造活动是成功实施ERP的一道不可跨跃的天堑。
　　八、结论
　　随着企业发展和竞争的变化，离散性行业企业对ERP的个性化要求越来越高，总之，通过企业信息化的建设，建立办公自动化系统、管理信息系统及财务业务一体化迸程，有规模的企业可以配套“ISO9001质量管理体系”，逐步细化企业管理，提高管理水平，优化整个企业的资金流、物流与信息流，充分利用企业内的各项资源，降低企业运营成本。
　　正确无误的实施信息化系统能够提高企业决策能力与对市场的把握能力，最终实现企业管理的整体优化，确保企业在市场中的竞争力，并为企业发展开拓更大的空间。
　　离散性行业企业往往是多产品混流生产，同一个工作中心，在同一个时间往往会生产多个产品，这对瓶颈资源的占用容易造成冲突。面对产品结构复杂且工程变更频繁、以订单生产为主难以掌控生产进度、工艺控制和在制品管理等离散性行业的难题，企业在实施ERP系统后，通过对各个半成品进行出入库管理，及时分析和监控车间在制品的数量及在制状态，有效解决的原来由于各个工序的产量和节拍不一致导致的大量车间二次库存的问题，从而有效地降低车间在制品上的成本

peter0503

很好，谢谢

allicexhong

一言中的，深入肺腑，好文章！