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| 总账的正向处理 | | | | | 刚才我们进行了总账中凭证的填置，也就是我正向处理的第一步。
后续：在日常操作过程中，凭证填完以后，在登记各种账薄之前，先审核凭证。
审核凭证举例：孙会计填置的审核凭证，按照流程来讲，就不应该由本人来做审核，应该换另外一个人对孙会计填置的凭证来进行审核，那么我们这个软件上的操作和手工上的操作实物上是一样的。
（一）凭证的审核
1.凭证的审核包括两部分：（1）更换操作员。要换成非置单人；（2）以非置单人的身份来进入总账中，执行凭证的审核。
举例：假如当前的操作员是孙会计，点击“文件”下面的“重新注册”来更换操作员。用王处长来执行对孙会计凭证填置的审核工作，点击“王处长”确定，通过“文件”下面的“重新注册”，就更换了一个操作员。
需要记忆：如果想更换操作员或者切换不同的账套，都要通过“文件”下面的“重新注册”，在这个窗口中选择不同的账套号，选择不同的操作人员来执行登路。
审核：点击“总账”，在此处审核凭证。在第一次审核凭证时，只需要把月份选择正确就可以（2005年1月份）。至于非凭证类别、凭证号、置单人、审核人都没有必要选择，这些内容是审核完以后，查询时才可用到。但是第一次任何的凭证都没有经过审核的状态下，直接点击“确定”，切入就可以。这是当前会计月份填置好的6张凭证。
2.对照式审核和取消审核：对于金融行业来讲，在审核凭证之前，还要重新录入这张凭证的借方科目、贷方科目。一般不用到这个功能，直接点击“确定”，进入到凭证审核的界面来完成。
这张凭证没有问题，点击“审核”按钮，翻到第一章处，看到审核人假设了一个“王处长”，用相同的办法翻到下一章，检查之后没有问题，再点击“审核”，再点击“下一章”，点击“审核”。它除了提供单张的点击“审核”之外，在审核下拉菜单下面还有“成批审核”。使用“成批审核”的前提，必须每一张凭证都确实经过合法性的检查，然后才能点击“审核”下面的“成批审核”，应相当于批签字，不是一张一张签字。
举例：这月一共有6张凭证，其中前3张是用手工的单张点击审核的。而这次审核成功的3张，是成批审核的。那么这个是审核的操作。
在审核操作界面处，有一个“取消”，当对某一张凭证完成审核以后，突然发现这张凭证是错误的，那通过点击“取消”，可以取消签字。并且在这张发现有错误的凭证处打上有错的信息，“退出”。再到“填置凭证”界面处，找到第四章就可以看到这张有错的标识，那么它会通知我们的填置凭证的人员，对这张凭证执行更改。
对于有错信息的提示，在后续有一个专门的专题叫作软件操作的逆向处理，以后再做详细介绍。
通过审核，它的颜色是蓝颜色。没有通审核的颜色是白色。这里有一个颜色上的标识。只有把有错的信息取消掉，再点击“标错”，然后才能重新的完成审核这个操作，“退出”。
这是我们说的正向处理第二步必须要完成的，第一步是填置凭证，第二个是凭证的审核。那么刚才大家也流览到了，在第一步填置凭证和这个审核凭证之间，还有一张“ppt”，这是出纳签字。
实际上这个出纳签字是后续所说到的出纳这个角色专题里面的一个运用，在出纳人员工作里面。出纳签字是出纳人员日常工作中必备的一项。
出纳签字的概念：它是对于凭证来说的。是对凭证中涉及到现金、银行存款这两类会计科目的凭证。我们在凭证填完毕以后，对凭证执行审核在记账之前，必须由出纳人员在重新对这些涉及现金、银行存款的凭证执行签字，才能最终完成后续的记账工作。
那么对于出纳签字，各个单位使用效果是不一样的。有的单位觉得有用，就用。有的单位觉得没有必要，就不进行出纳签字。
是否用出纳签字，在软件中，在“总账”中“设置下面的选项”里面，我们看到凭证的页签，注意在“凭证控制”处有这么一条提示：如果出纳凭证必须经由出纳签字，我们应必须打一个“√”，那么当这月的凭证填完，必须审核完成以后，没有通过出纳签字。软件是不允许对这月填置好的凭证执行凭证记账工作的。
举例：如果我们单位觉得这个出纳签字进行与否都无所谓，就可以把“√”取消，可以不进行出纳签字。
出纳签字：要顺利的完成出纳签字。首先必须保证一个前提。我们回忆一下，在设置会计科目时，遇到现金和银行存款刚才已经完成了会计科目的指定。
回到会计科目温习：“编辑”下面的“指定科目”，我们预置了现金总账科目和银行总账科目。如果现金总账科目和银行总账科目不进行预置，那么将完成不了后续的出纳工作，同时也不能完成出纳凭证的出纳签字工作，这是前提条件。
出纳签字：只需要把月份选择正确就可以，点击“确定”。我们这个月份填置的是6张凭证，那么第2张凭证没有底线。第二张凭证是采购商品，借“库存商品--电脑”，贷“商品采购”。那么这张凭证处，借方和贷方科目均未涉及到现金和银行存款，所以第2张凭证不属于出纳凭证的范畴，也自然不会显示到出纳签字这个界面处。
出纳签字的方法很简单，就像审核凭证一样，可以单张的点击签字。或者“出纳”下拉菜单这块“成批出纳签字”都是可以完成的，那么对于“签字”的取消，点击“取消”，来完成操作。
也就是说在处理流程中，并没有把出纳凭证签字这一项给显示在总账日常处理流程的界面处，说明出纳签字是可以选择的。填置凭证必须要做的，紧接着做审核。那么觉得单位有必要来完成出纳签字，就做出纳签字。这里正向的。
（二）记账
1.记账就是平常我们根据凭证的汇总表、科目汇总表来登录总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账等一系列账薄的信息。
注意事项：上一节课讲过，在期初记账前要保证期初余额录入正确。我们在“期初余额”界面处，通过点击“试算”，就要求试算结果平衡，这就是期初余额录入正确，只有在试算结果平衡的前提条件下，才能够完成总账的记账工作。
提示：上月未结账，本月是不允许记账的。如果说我1月份的账没有结，现在就想借2月的账薄登账，这是不能完成的。
2.记账的操作：刚才是“王处长”进行的出纳签字，现在取消。现在是由02“李出纳”来完成。
现在演示出纳的成批取消签字，对于我们单位来讲，填完凭证就可以审核，就可以记账，出纳签字这部分跳过，完全没有问题。我们点击“记账”，进入到记账窗口的选择，首先第一个是“选择本次记账的范围”，我们可以点击“全选”，代入1-6张凭证，点击“下一步”。
实际上这个记账报告，我们进行预览，其实就是平常手工上记账的依据科目汇总表。系统是自动的把科目汇总表的内容整理出来，自动根据科目汇总表来完成后续的记账的操作。点击“下一步”，点击“记账”，重复又提示了期初试算平衡表，大家想一下，如果期初结果不平衡，系统就不允许执行记账操作。提示“记账完毕”，“确定”，就可以。
（三）账簿的查询
1.账簿的查询包括总账、明细账的查询、发生额及余额表的查询、多栏账的设置及查询、部门、个人、客户及固定商辅助站的查询。
2.账簿如何做查询
（1）总账：我们点击“总账”，或者通过“总账”的下拉菜单，账簿查询点击“总账”，效果都是完全相同的。科目不输，直接点击“确认”，那么这个是总账的显示效果，即便不输入总账的查询范围，进入总界面，也是每一个科目逐个显示。可以通过科目的选择来执行科目之间的切换，然后“存款”，“物资采购”，这是总账的查询。
（2）明细账：我们想查询“资产”下面的“库存商品明细账--电脑”，选中“科目”、同时选中“月份”。在明细账查询窗口处有一个提示“是否按对方科目展开”，点击“是”。这个对方科目指的是要查询的这个库存商品电脑所在的凭证的对方的入账科目，那么很显然是物资采购。那么看“物资采购”的一级科目，点到一级科目处。如果“物资采购”还有明细级的科目，点到末级科目处，就可以完成查看。
在“库存商品明细账”的界面处，还看到总账的标识“可以通过明细账联查总账”，同时“可能通过明细账联查所在的凭证”，也就是实现总账、明细账、凭证三者之间的查询。
现在重新选择查询条件，我们把“是否按对方科目展开”选项取消，再回到“库存商品明细账”中，就看不到对方科目这一列的显示了。
（3）发生额及余额表：选择“科目”某一个科目，或者所有的科目都不选择。如果我既想看所有科目的总分类科目、又想看明细级科目。我们可以把“级次”执行选中，或者说我只想看末级科目，直接在“末级科目”点“√”也可以完成这个操作。
现金、银行应收账款等一系列的内容。在“应收账款”下面，出现了一个“其他应收款”下面的明细科目“借款”。
那点击“专项明细处”，就可以切入到借款的8000元，它的一个组成是由孙会计借的5000元，和王秘书借的3000元来组成的，那么这个就是专项明细的内容。我们在借款处只能看到8000元，但是看不到8000元是由谁来组成。因为“其他应收款”，“借款”科目挂的是个人往来辅助核算。体现的是孙会计的借款和王秘书的借款，由于这两个内容，孙会计和王秘书，并没有体现到“明细科目处”，所以通过发生额及余额表只能看到总科目的一个总的合计。
如果此时想看明细的内容就要进行辅助账的查询。我们可以通过“总账”下拉菜单，有一个辅助查询，这个“辅助查询”查的就是挂了辅助核算会计科目的明细的内容信息，在个人往来明细账就可以查到了。
操作：查询“个人科目明细账”，选择“借款”，点击“确定”。又有个人，又有科目，又有个人的余额的信息。
通过上述例题告诉大家，查询账簿有两个地方可以查，一个是“账簿查询”，一个是“辅助查询”。两者区别是：所有的在会计科目一览表中体现的科目的内容都可以到“账簿查询”中来完成查询，那么在会计科目一览表中挂了辅助核算的内容，它的一些辅助的明细信息通过账簿下面的“辅助查询”来完成。也就是说对于挂了辅助设计的会计科目有两个地方可以查，第一个在“账簿查询”处，可以查询总账科目的内容，那么在“辅助查询”处可以查挂了辅助账的明细账的项目的内容，两种方式不一样。
验证“管理费用”下的“办公费”，首先看余额表，看明细账，“损益”下面的“管理费用”、“办公费”到“招待费”，点击“确认”。办公费、招待费，同时我们可以到总账下面的“辅助查询”查询“部门明细账”，看“部门科目明细账”、“办公费”、“财务部到劳资科”发生的情况，这个方式和“其他应收款”借款的查询方式是相同的。明细账中可以查询“办公费”总账的情况，也可以查询这笔业务凭证信息的情况。
（4）多栏账：多栏账和总账、明细账、发生额及余额表是不一样的。多栏账没有内容，必须要通过手工定义来完成，这里涉及到多栏账的一个定义。点击“增加”，选中“核算科目”，找到“管理费用”，多栏账名称会提示管理费用多栏账，“备注”输入一些辅助信息，考察单位管理费用，接着点击“自动编制”，系统会自动把“管理”下面的“明细科目”以不同的栏目来执行显示，然后点击“确认”。这就完成了最初始的多栏账的设置，那查询时，可以点击“查询”、“一月份到一月份”，点击“确认”。这就是多栏账操作的办法。
操作：应交增值税多栏账。点击“应交增值税多栏账”，查询单位增值税情况，点击“自动编制”。注意：在增值税多栏账里面，其中有一项叫做进项税额，它的方向应该是借方，如果在此处双击“方向”是不允许修改的。
对于多栏账中有一些个别的栏目，它的方向需要调整，如何完成？
通过点击“选项”，点击“分析栏目前置”来执行方向的更改，改成借方，“确定”。这样就可以完成栏目的更改。点击“选项”，当分析栏目选择“前置”时，栏目的方向是可以做更改的，是用这种方法来更改某一个多栏账里面某一个栏目的余额方向。不再查询，因为应交增值税多栏账没有发生的情况。
那么给大家介绍了一系列账簿的查询，留心的用户肯定会注意到，在查询每一个账的时候，它在此处基本上都有这么一个标识“包含未记账凭证”。如果我只是简单的把凭证填置完毕，没有通过审核和记账，也可以照样来查账，只不过打上“包含未记账凭证”就可以，那么它也可以把填置凭证中各个科目的信息放到相应的账簿中，那么那个信息的金额只不过是一个虚拟的显示，在账簿中其实金额是并不存在的，但是可以提供未记账凭证的登账查询。
（四）期末处理
1.期末处理包括自动转账凭证的运用和月末结账。
期末处理最终要完成的操作就是月末结账。自动转账凭证可用、可不用。比如：这个月管理费用、主营业务收入都有发生，并且在月底都要把这些损益类的科目结转到本年利润中，才能真正完成当月处理的操作。
那么对于管理费用、主营业务收入转到本年利润中去的这个凭证。可以有两种办法来完成：（1）通过点击“填置凭证”，手工增加；（2）用“ppt”中提到的自动转账凭证的应用。
自动转账凭证的应用：如何执行自动转账凭证框架定义？介绍两种：汇兑损益结转和期间损益结转。
（1）汇兑损益结转是对于有外币的，在月底计算汇兑损益。
（2）期间损益结转是把损益类科目最后结转成本年利润。
通过这两种转账凭证来定义凭证的框架。最后让系统自动的生成这两种凭证，通过转账生成这种方式来完成。
2.如何定义自动转账凭证
操作：点击“总账”下面的“期末转账定义”，首先完成汇兑损益的转账凭证的设置。通过这个设置，今后每一个月底要用到汇兑损益和期间损益框架时，直接“转账生成”，系统就会自动根据我在转账定义中设置的这两种类型汇兑损益和期间损益的凭证。对于这两种凭证，在月底不用点击“填置凭证”手工增加。
汇兑损益结转：输入汇兑损益的入账科目，点击“3M”，规入到财务费用中，点击“确认”。是否计算汇兑损益，双击就完成了汇兑损益转账的设置。
期间损益的设置：“总账”下面的，“期末”下面的“转账定义”、“期间损益”。在期间损益设置处，只需录入本年利润科目就可以。点击“3M”，“权益”下面的“本年利润”，点“确定”，然后把鼠标指针点到表底部分，随便单击一下，那么它对应的都带到了表底的3131“本年利润”科目中，然后点击“确认”就可以。
3.执行转账生成
注意：转账生成也是一张凭证，填置转账凭证的人员作一下统一，这套账都用“001孙会计”来承担，所以在做转账生成之前需要先更换操作人员，重新注册“孙会计”，口令“1”，那么可以到"期末"下面"执行"转账生成了。
注意：（1）对于转账生成我们定义好的，汇兑损益和期间损益。考虑一下，应该是先生成期间损益，还是先生成汇兑损益凭证？我们应该先生成汇兑损益凭证，因为在汇兑损益结转完成以后，财务费用势必会有发生额，财务费用的发生额通过期间损益结转，转到本年利润中，所以在用转账生成时，一定要注意结转的顺序。
（2）在用月底自动转账凭证生成时，有一个前提条件。保证当月全部日常发生的凭证已经完成了计账工作。因为我们要记账，在账簿中相当于所有的会计科目的余额都是零，没有余额怎么结转到"本年利润"中。所以说利用月底转账、自动生成转账凭证的前提是当月全部日常发生的凭证必须得完成了记账的操作，才能实现月底转账的自动生成。
首先进行汇兑损益的结转前，要到“基础设置”、“财务费用”、“外币种类”处录入当年的调整汇率，比如输入“8.3”。然后再来执行“总账”中的“转账生成”下面的“汇兑损益结转”应可以。方法选中“币种--美元”，“是否结转”双击选中，或者点击“全选”按钮，“确定”。那么这个表是系统自动生成的。
重新完成：（1）到“基础设置”、“财务”下面的“外币种类”处输入调整汇率，比如“8.2”；（2）“总账”中的“转账生成”下面的，点击“汇兑损益结转”，选中“美元”，点击“全选”的标识，点击“确认”。这张凭证就是自动生成的。借“财务费用”，贷“银行存款--美元”。
注意此处的转账凭证汇兑损益的生成虽然有“外币”这栏的显示，但是不用在此处再输入外币数，因为它是最后汇兑损益结转的凭证。那么对这线凭证要执行保存，直到它提示“已生成”，它会生成当月的第7张凭证。
注意：前6张是日常处理的凭证，那么这是第7张凭证。
这张凭证生成时，对“财务费用”造成570元的发生。接下来能不能直接点击到“期间损益结转”来完成期间损益的生成。那么如果直接完成期间损益结转，是不是会造成对期间损益的凭证结转的错误。因为上一个汇兑损益结转有570元的财务费用没有记账。所以在完成期间损益结转凭证之前，要保证先把汇兑损益结转凭证完成换人的审核和记账工作，再来做期间损益的结转。
我们重新注册，换成“王处长”，到“总账”下面点击“审核凭证”，“确定”，点击“审核”。接下来点击“记账”、“7--7”点击记账，下一步、下一步、“记账”就可以完成。
现在就可以做当月的最后一张期间损益的结转凭证：重新更换操作人员，换成“孙会计”，“总账”下面的“期末转账生成”，点击“期间损益结转”，直接用最快捷的办法点击“全选”，把所有的损益类科目都不能选中，有发生额的系统会自动识别，转入“本年利润”中，没有发生额的，系统自动跳过。生成期间损益结转转账凭证。对这张凭证执行“保存”。提示“已生成”就可以完成。
后续工作：重新注册更换“王处长”，“总账”中最后生成的期间损益凭证中执行“凭证的审核”。然后，对这张凭证执行记账，全选“8--8”，下一步，下一步，记账，现在就可以完成这个操作。
总结：因为填置凭证分为两段，第1--6张填置日常处理的凭证，先对它执行“审核”。
第7--8张是期末处理的凭证，生成之后进行“审核”。
总结步骤：（1）填置凭证，这叫作日常的凭证，都属于A；（2）换人审核；（3）记账；（4）通过系统提供的月末转账功能，生成转账凭证B（包括○1汇兑损益结转：汇兑损益凭证填置完毕后，势必要对汇兑损益再执行换人审核，再执行记账工作，然后再生成期间损益的凭证。○2期间损益结转）。（5）对转账凭证进行审核，审核B；（6）记账，记转账凭证。
这1至6步有一个前提条件，是应用软件中提供的“自动转账凭证”这个功能。如果所有的日常处理的凭证、月底的转账凭证都是手工填置，那么流程只需要完成前3步就可以了。那么在凭证A中包括日常处理凭证、月底的转账凭证。那么对凭证执行审核，执行记账完成操作。
后续的月末结账：当月工作已完成，现在要做月底结账，在这之前要先做试算和对账操作。试算并对账，第一个点击选择“对账”，系统自动把账账执行一个核对。接着点击“试算”，试算结果平衡，“确认”，然后再进行月末结账。
注意几点：
（1）已经结账的月份不能填置凭证；
（2）还有未记账月份的凭证不能结账；
（3）每月对账正确后才能结账；
（4）年底结账前先进行数据备份后，再结账。
点击“下一步”，点击“对账”，软件很重视账账之间的核对。
如果那些账与账之间核对不正确，可以点击左下角的“显示对账错误”查看，哪个环节出现问题，根据提示做出更改。
点击“下一步”。工作报告：
（1）本月损益类未结转为零立记科目。有的单位年底才做损益类科目的结转，如果当月损益类科目不结转，不会影响结账；
（2）平衡表。会计等式试算平衡；
（3）对账报告。账账核对没有问题；
（4）这个月的工作量共填置8张凭证，涉及到26条分录；
（5）其它系统月末结账状态均已结账，点击“下一步”，提示结账，点击“结账”。
结账状态中有一个提示：已经结完月份不能再填置凭证。点击“填置凭证”，点击“增加”会提示：“置单日期所在的月份已经结账，请重新输入日期”。也就是说填完凭证、审核、记账完成以后做结账，结账以后就相当于当前这个月完成，不能对它再执行任何更改。 |
[ 本帖最后由 stonys 于 2008-2-27 17:30 编辑 ] |
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